Viele Arbeitgeber erlauben ihren Arbeitnehmern den Dienstwagen auch privat zu nutzen. Der Nutzungswert wird dann als geldwerter Vorteil eingestuft. Dieser wird entweder konkret anhand eines Fahrtenbuchs ermittelt oder mittels der pauschalen Nutzungswertmethode mit der 1 %-Regelung bewertet. Im zweiten Fall kommen neben dem einen Prozent des Listenpreises noch weitere Zuschläge pro Monat und Entfernungskilometer für Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und der regelmäßigen (ersten) Arbeitsstätte hinzu. Dieser Zuschlag wird – eigenständig – auch dann als geldwerter Vorteil bewertet, wenn zwar keine private Nutzung erlaubt ist, der Dienstwagen aber für Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte eingesetzt werden darf.
Aufgrund von COVID-19 sind Mitarbeiter – wo sich die Möglichkeit bietet – jedoch im Home-Office. Wie ist aber dann der geldwerte Vorteil für Firmenwagen zu beurteilen, wenn das Fahrzeug kaum bewegt wird?
Pauschaler Zuschlag – 0,03 %-Regelung
Für die Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und der regelmäßigen (ersten) Arbeitsstätte wird ein pauschaler Zuschlag berechnet. In der Regel werden dafür 0,03 % des Listenpreises pro Kalendermonat und Entfernungskilometer für die einfache Strecke angesetzt. Das erleichtert die Abrechnung ungemein, schließlich müssen die einzelnen Fahrten ebenso wenig festgehalten werden wie Urlaubs- und Krankentage. Allerdings entspricht der so ermittelte geldwerte Vorteil nicht zwingend den Durchschnittswerten, die anfallen. Bei weniger als 15 Kalendertagen pro Monat kann sich eine Einzelbewertung lohnen.
Einzelbewertung – 0,002 %-Regelung
Bei der Einzelbewertung werden nur die tatsächlich gefahrenen Fahrten berücksichtigt. Dafür werden dann jeweils 0,002 % des Listenpreises pro gefahrenen Tag und einfacher Entfernung angesetzt. Allerdings gilt dabei einiges zu beachten, um eine gültige Einzelbewertung zu erreichen. Zum einen ist der Arbeitnehmer gehalten die gefahrenen Tage mit konkretem Datum festzuhalten und diese dem Arbeitgeber mitzuteilen; die bloße Anzahl ist dagegen nicht ausreichend. Diese Belege werden dann mit dem Lohnkonto aufbewahrt.
Allerdings ist die Einzelbewertung auf 180 Tage im Kalenderjahr beschränkt – und zwar für sämtliche dem Arbeitnehmer überlassenen Firmenfahrzeuge. Das bedeutet gleichzeitig, dass das gesamte Kalenderjahr entsprechend für alle überlassenen Fahrzeuge mit Datum dokumentiert werden muss. Ein Wechsel für die einzelnen Monate ist also nicht möglich.
Kanzlei Voigt Praxistipp
Ein Ende der Einschränkungen durch SARS-CoV-2 ist derzeit noch nicht abzusehen. Daher kann eine Umstellung auf die Einzelbewertung lohnenswert sein. Wann und unter welchen Bedingungen konkret dies erfolgen kann und sollte, kann Ihnen der Steuerberater oder ein erfahrener Rechtsanwalt mitteilen.